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Adopter la technologie pour devenir une équipe résiliente à la pandémie

Adopter la technologie pour devenir une équipe résiliente à la pandémie

Comment la technologie pourrait aider les équipes de gestion de projet à réussir l’expérience de télétravail mondiale sans précédent pendant la pandémie de coronavirus.

Le nouveau coronavirus pose l’un des plus grands défis aux organisations du monde entier. Et l’atténuation de son impact négatif dépend de la rapidité et de l’efficacité de la réponse. La pandémie a déjà déclenché la plus grande expérience de travail à distance de l’histoire. Par conséquent, l’adoption et l’utilisation intelligentes des technologies sont essentielles pour la réponse appropriée. Les principales caractéristiques de cette approche sont l’adaptabilité, l’agilité et l’apprentissage.

Commencer par l’inventaire
Un bon point de départ est de faire un inventaire de l’infrastructure informatique existante de votre entreprise et de comprendre ce qui est déjà disponible dans l’organisation, quels systèmes, applications et outils sont déjà utilisés par les équipes et ce qu’ils en pensent. La liste résultante devrait inclure non seulement les noms des systèmes recommandés par d’autres équipes, mais aussi les leçons apprises, les conseils et les meilleures pratiques pour le déploiement et des exemples d’utilisation. Se concentrer sur les systèmes déjà utilisés vous permet d’accélérer considérablement le processus d’adoption de masse, car les systèmes sont déjà familiers à certaines équipes et certains bénévoles seront prêts à partager leur expérience.

Champions numériques
La prochaine étape consiste à former une équipe de champions du numérique, des adopteurs précoces enthousiastes qui sont heureux de se porter volontaires pour partager leurs connaissances. Il existe différentes façons de procéder au partage des connaissances. Il peut s’agir de courts rendez-vous réguliers et de sessions dites par exemple dans le format déjeuner et apprentissage, ou il peut s’agir de sessions plus détaillées sur demande. Organiser de courts webinaires avec des démonstrations et des partages d’écran pourrait être une autre façon et, dans ce cas, il est toujours utile d’enregistrer des sessions et de partager le lien avec ceux qui n’ont pas pu y assister. Il serait également utile de créer un e-hub, par exemple sous la forme d’un forum de discussion classifié, où n’importe qui pourrait poser des questions et les champions numériques pourraient y répondre. Un autre développement de ce centre électronique pourrait être la croissance d’une base de connaissances, qui favorise également l’apprentissage entre pairs dans toute l’organisation.

Les systèmes les plus couramment utilisés pour maintenir la viabilité des équipes distantes comprennent les systèmes de messagerie bien connus, les espaces de collaboration en équipe, le stockage dans le cloud et les services de visioconférence.

Espace de collaboration
Les outils de communication sur le lieu de travail basés sur le chat tels que Microsoft Teams ou Slack sont conçus pour garder les conversations organisées et travailler en collaboration sur les documents. Une caractéristique importante de la fonctionnalité de ces systèmes est la capacité à s’intégrer à d’autres applications nécessaires au travail de l’équipe, telles que la gestion des tâches, les outils de gestion de projet, le partage de fichiers, etc. Malgré la popularité de systèmes comme Microsoft Teams ou Slack, il peut être intéressant pour les petites équipes de vérifier des systèmes alternatifs (par exemple Workplace de Facebook, Flock, HeySpace), dont certains ont des plans gratuits et sont plus faciles à déployer.
Stockage en ligne
Bien que les hubs de travail d’équipe fournissent généralement des capacités de stockage cloud et de collaboration de fichiers, il existe des cas où une équipe bénéficiera d’un stockage cloud séparé. À titre d’exemple, cela pourrait être le cas s’il est nécessaire de partager des fichiers avec des personnes externes. Le fait d’avoir une structure transparente de fichiers et de dossiers avec des règles claires pour la propriété et l’octroi de l’accès a un impact positif. Parmi les solutions les plus populaires figurent OneDrive, Google Drive, Box et Dropbox, et pour les petites équipes, il est tout à fait possible d’obtenir un plan tarifaire gratuit avec un espace disque limité.

Réunions virtuelles
De nombreuses organisations utilisent déjà Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, Zoom ou Webex pour des réunions virtuelles et des appels vidéo. Cependant, à la suite de cette pandémie, ils ont complètement remplacé les réunions hors ligne. Même un nouveau terme «sur-zoomé» est apparu, démontrant la fatigue du nombre rapidement croissant de réunions virtuelles. Lors de la planification d’une réunion virtuelle, il est utile de réfléchir à son format, qui dépendra du sujet, du nombre de participants et d’autres facteurs. Les réunions avec un grand nombre de participants bénéficieront de la nomination d’un président ou d’un modérateur et d’un preneur de notes. Il est également important d’intégrer cinq minutes de chat dans les réunions virtuelles pour vous assurer que votre équipe ne perd pas le contact. Une autre approche pour éviter ou au moins atténuer le «zoom excessif» consiste à mettre en œuvre des outils interactifs tels que le vote, les tableaux blancs, les réactions non verbales, etc. Par exemple, pour une session de brainstorming, l’utilisation d’un outil Padlet gratuit pendant les réunions permet affichage de notes sur une page commune.

N’oubliez pas le plaisir
Une autre petite astuce est de ne pas oublier le plaisir et de trouver du temps pour une communication informelle avec vos collègues. Le quiz du vendredi soir sur WhatsApp, Jackbox over Zoom ou un entraînement HIIT de 15 minutes sur Skype, Slack ou MS Teams avec vos collègues sont d’excellents moyens de garder votre équipe engagée et de bonne humeur.

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