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Combien vos ressources jouent-elles dans la gestion du temps? Combien vos ressources jouent-elles dans la gestion du temps?

Combien vos ressources jouent-elles dans la gestion du temps? Combien vos ressources jouent-elles dans la gestion du temps?

Les chefs de projet doivent activement apprendre, pratiquer et partager les nombreuses techniques du monde de la gestion de projet.

De la planification financière au chronométrage en passant par le maintien du moral des employés, la liste des techniques efficaces et des informations sur la façon de réussir avec eux évolue constamment.

La gestion du temps et des ressources n’est pas un nouveau concept. Mais les chefs de projet peuvent apprendre des façons innovantes de mettre en pratique ces techniques et tirer le meilleur parti de leurs projets et de leurs employés. Une combinaison de gestion du temps et des ressources aidera les chefs de projet à mesurer:

La quantité de travail requise par rapport au temps disponible
Le temps utilisé par rapport à la qualité du travail
La gestion du temps et la gestion des ressources sont inextricablement liées, étant donné qu’une gestion réussie des deux se résume finalement à votre ressource la plus importante: votre personnel.

Ce blog explique les différences et les similitudes entre la gestion du temps et la gestion des ressources. Pour les deux, nous détaillons certaines des meilleures pratiques et processus pour vous aider à mieux contrôler vos projets et à obtenir de meilleurs résultats.

C’est le temps, les gens
Clarifions la différence entre la gestion du temps et des ressources:

Gestion du temps
La gestion du temps est la capacité d’organiser le temps que vous passez sur des activités ou des tâches dans une journée. En gestion de projet, la pratique implique le chronométrage et la priorisation du travail pour maximiser la productivité et l’efficacité.

La gestion des ressources
Selon l’APM Body of Knowledge, la gestion des ressources est l’acquisition et l’utilisation de ressources internes et externes pour livrer un projet dans les délais et le budget.

Le temps et l’argent sont ce dont nous avons le plus besoin. Mais alors que nous pouvons gagner plus d’argent, nous ne pouvons pas avoir plus de temps. Il n’y a que tant d’heures par jour et encore moins d’heures consacrées aux projets. La gestion du temps ne consiste pas à travailler plus, mais à travailler plus efficacement – en structurant vos tâches et vos employés de manière à en faire plus dans le même délai. La gestion des ressources est le cadre pour vous de le faire, soucieux de trouver, d’organiser et de déployer les ressources de votre projet de la manière la plus efficace possible.

La gestion du temps et la gestion des ressources sont toutes deux centrées sur la ressource la plus importante d’une entreprise: les personnes. Si la bonne quantité de personnes travaille sur les zones de projet désignées et qu’elles travaillent sur le bon projet pour leurs compétences, elles travailleront naturellement plus efficacement et créeront une main-d’œuvre plus productive.

Meilleures pratiques de gestion du temps
Feuilles de temps numériques
Plus précises et plus faciles à utiliser que les feuilles de temps papier physiques, les feuilles de temps numériques peuvent aider les entreprises à économiser des centaines de milliers de dollars par an, selon cette étude de Harvard Business Review. Il est donc très utile de pouvoir associer des feuilles de temps à vos tâches de projet: vous donner les données pour suivre qui travaille sur quoi et pendant combien de temps.

Suivi du temps et rapports
Une fois que vous avez des données de feuille de temps, vous pouvez ensuite les analyser. Le suivi du temps et les rapports aident les chefs de projet à comprendre le temps moyen nécessaire à une ressource pour effectuer une tâche particulière. Ces informations sont utiles pour évaluer les performances et estimer le temps pour les futurs projets, en particulier pour les tâches de nature similaire.

Meilleures pratiques de gestion des ressources
Affectation des ressources
L’allocation des ressources consiste à équilibrer les ressources avec les différents besoins et priorités d’un projet, à les réaffecter ou à modifier leur charge de travail si nécessaire. Une allocation appropriée des ressources devrait déterminer la ligne de conduite qui offre le meilleur retour sur investissement possible.

Utilisation des ressources
Alors que l’allocation des ressources est responsable de l’organisation de votre projet, l’utilisation des ressources détermine son efficacité: évaluer la qualité et les performances des ressources. Cela se résume généralement à la productivité d’un individu pendant ses heures de travail.

Suivi des ressources
Le suivi des ressources consiste à surveiller le travail que les ressources individuelles accomplissent au cours d’un projet. Ces connaissances peuvent vous aider à vous faire une idée plus précise de la façon d’allouer des ressources pendant la phase de planification.

Combiner l’utilisation des ressources avec la gestion du temps
Une formule courante pour mesurer et appliquer l’utilisation des ressources est l’équivalent temps plein (ETP). Ceci est utilisé pour calculer le degré d’équilibrage optimal des heures de travail disponibles d’une ressource.

Pour calculer cela, divisez les heures allouées qu’une ressource travaillera pendant un projet par le nombre total d’heures utilisables disponibles dans le projet. Multipliez le résultat par 100 pour créer un pourcentage, et ce score indiquera l’efficacité de la ressource.

Il est préférable de viser un taux d’environ 80% – tout ce qui dépasse ce niveau risque d’épuiser les employés et rien de moins ne les utilisera pas de manière optimale.

Visibilité maximale dans le temps et les ressources
De nombreux outils de gestion de projet sont conçus pour faciliter la gestion du temps, avec des feuilles de temps, des logiciels de suivi et de génération de rapports intégrés à l’outil ou disponibles en tant qu’extension. Il en va de même pour la gestion des ressources, mais des fonctionnalités telles que l’allocation, l’utilisation et le suivi des ressources sont souvent sous-développées ou complètement omises dans les logiciels de gestion de projet.

Les chefs de projet devraient considérer la gestion des ressources comme un élément essentiel pour mesurer les délais des projets et l’efficacité des travailleurs. Avec une meilleure compréhension, vous serez mieux préparé et mieux en mesure de livrer vos projets dans les délais et dans les limites du budget.

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