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Comment les compétences non techniques d’un chef de projet peuvent faire ou défaire la réussite d’un projet

Comment les compétences non techniques d’un chef de projet peuvent faire ou défaire la réussite d’un projet

Votre rôle en tant que Project Manager (PM) va au-delà de la gestion de la portée, du budget et du calendrier.

Il est essentiel d’avoir les connaissances et la capacité de gérer ces outils critiques de gestion de projet; cependant, ces compétences seules ne garderont pas une équipe de projet motivée et engagée. Au lieu de cela, des processus efficaces et des relations fonctionnelles au sein de l’équipe créent l’opportunité de projets réussis. Les compétences générales servent de pilier à ces résultats souhaités, et il existe de nombreuses compétences générales qui contribuent au leadership; être capable de déléguer et d’exprimer des critiques constructives, par exemple, mais vos compétences interpersonnelles ou «humaines» sont tout aussi importantes. Les compétences générales vous aident à établir des relations positives avec l’équipe de projet et d’autres parties prenantes clés et peuvent aider à une résolution efficace des conflits, qui sont toutes deux des caractéristiques importantes d’un chef d’équipe efficace.

À un moment donné, n’importe qui peut toucher un fond de motivation. Une journée, une semaine ou un mois difficile peut avoir un impact sur l’inspiration et la motivation. C’est pourquoi, en tant que PM efficace, l’une de vos nombreuses responsabilités est de diriger les membres de votre équipe de manière à les garder motivés et sur la bonne voie. Dans de nombreux projets, il y a plusieurs phases de travail, beaucoup d’hypothèses et de nombreuses inconnues. Ces incertitudes peuvent entraîner des programmes plus longs, des changements fréquents de direction, des arrêts et des départs, des problèmes difficiles, des équipes complexes et / ou un changement d’équipe élevé. Tout ce qui peut avoir un impact sur le moral d’une équipe de projet. En conséquence, l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les PM est l’équilibre délicat entre les compétences de gestion de projet et les compétences interpersonnelles souples nécessaires pour maintenir une équipe engagée et évoluer dans la même direction.

Personne ne vient travailler avec l’intention de faire un mauvais travail. Nous voulons tous contribuer et nous sentir comme si nous ajoutons de la valeur, mais trop souvent, nous sentir dépassés, confrontés à la controverse, à l’incertitude et / ou même à la hiérarchie de l’entreprise peuvent nous nuire. Cela peut motiver la motivation! Et c’est parce que la motivation est fonction de votre environnement. Ce qui suit est une série de comportements qui peuvent aider un PM à devenir un leader efficace qui gagne le respect de l’équipe et est capable de le garder motivé pour réussir.

Soyez agréable
Tout d’abord, engagez, communiquez et apprenez à connaître les membres de votre équipe en tant que professionnels et personnes ordinaires. Écoutez-les, puis montrez-leur que vous vous souciez d’eux en leur faisant des éloges et en leur offrant des commentaires constructifs sur leur travail. Le respect mutuel au travail est un élément important d’un bon travail d’équipe, alors prenez le temps de créer des relations avec les membres de votre équipe. Apprenez à savoir qui ils sont et ce qui les motive. Montrez-leur que vous vous souciez de leurs succès, puis essayez de comprendre ce qui est important pour eux et ce dont ils ont besoin pour réussir. Tout cela peut affecter le sentiment d’appartenance, la motivation, le niveau d’engagement et l’attitude globale d’un membre de l’équipe envers le projet. De plus, les gens aiment travailler pour des personnes qu’ils aiment côtoyer.

Démontrez que vous appréciez les membres de votre équipe en reconnaissant les événements personnels comme les anniversaires, les mariages, les naissances et les promotions. Envisagez d’acheter une carte et de la faire circuler dans l’équipe pour obtenir des signatures ou apportez un lot de cupcakes à une réunion d’équipe pour les grandes étapes du personnel. N’oubliez pas que les membres de votre équipe sont de vraies personnes avec des sentiments humains. Montrer que vous vous souciez quand un jalon du personnel est atteint favorise l’équilibre travail / vie privée, ce qui peut rendre le travail plus agréable.

Soyez un bon modèle
Si vous voulez vraiment motiver votre équipe, vous devez vous efforcer d’être un bon modèle. Soyez quelqu’un que chaque membre de l’équipe peut regarder et respecter. Vous n’êtes pas obligé d’être parfait, mais vous devez travailler dur, être raisonnable, disposé à communiquer et généralement un employé fiable que l’équipe considère comme une ressource précieuse. Si vous ne démontrez pas les traits que vous voulez que votre équipe incarne, alors pourquoi devraient-ils ou devraient-ils emboîter le pas? Si vous avez fait des erreurs, n’essayez pas de les couvrir. Au lieu de cela, reconnaissez-les et montrez comment récupérer et travailler vers une solution. Traitez vos employés avec gentillesse et respect et établissez une base de bonne conduite. Encore une fois, soyez un bon modèle!

Inclure les membres de l’équipe dans les décisions
Les employés sont généralement ravis lorsqu’un nouveau projet commence, que l’équipe est formée et que le plan du projet est en cours de formalisation. Une façon de promouvoir l’adhésion précoce, la collaboration et la motivation est de travailler en étroite collaboration avec l’équipe pour définir la stratégie du projet et prendre des décisions stratégiques au fur et à mesure de l’avancement du projet. En d’autres termes, laissez l’équipe contribuer à la stratégie. Les membres d’une équipe de projet ont des expériences passées et des idées perspicaces qui peuvent faire une différence significative. La considération d’idées individuelles favorise l’appropriation du projet, approuve l’acceptation de la charge de travail et se traduit par une équipe motivée pour faire avancer les choses.

Surveiller les progrès et fournir des commentaires
En tant que PM, vous avez besoin d’un moyen de mesurer et de suivre les performances et de communiquer avec l’équipe sur leurs performances. De toute évidence, cela est essentiel pour comparer les progrès par rapport au calendrier, au budget et à la portée du projet. Comment nous en sortons-nous par rapport à ce que nous avions dit que nous allions faire? Sommes-nous sur la bonne voie? Sommes-nous sur la bonne voie, et si oui, comment pouvons-nous revenir? L’évaluation des progrès est également essentielle pour déterminer si les membres de l’équipe de projet sont aussi productifs que vous en avez besoin. Il offre la possibilité de s’engager, de communiquer, d’améliorer et d’assurer l’alignement. Les bons travailleurs vont s’efforcer de faire de leur mieux, mais ils peuvent ne pas produire les résultats escomptés. À moins que vous n’engagiez l’équipe, comment saurez-vous si les mauvais résultats ont été causés par un manque d’effort individuel ou si l’échec est le résultat de l’environnement ou du processus? L’un ou l’autre de ces facteurs peut (et entraînera probablement) un impact négatif sur la motivation, qui peut être récupérée en fournissant une formation ou une expertise supplémentaire pour gérer les problèmes.

Si vous sentez ou savez qu’un membre de l’équipe est en difficulté, donnez vos conseils sur la façon de résoudre le problème ou dirigez-le vers quelqu’un qui peut vous aider. Surveiller de près les performances et communiquer vos observations montre à l’équipe de projet que vous en êtes conscient et que vous vous souciez de la façon dont elle se porte. Parlez régulièrement aux membres de votre équipe, à la fois officiellement lors de réunions et de manière informelle pendant le déjeuner ou le café. Fournissez des commentaires sur leurs performances. Faites-leur savoir si le projet est (ou n’est pas) sur la bonne voie. Dites-leur quels défis sont actuellement confrontés, car ils peuvent être en mesure de faire des suggestions utiles. Si vous avez un problème, dites-le-leur et donnez-leur la possibilité de corriger leur comportement. Il est difficile de voir un inconvénient dans une communication constructive.

Comprendre les forces et les faiblesses
S’il y a une tâche détaillée importante à accomplir, la personne qui lui est assignée est-elle une personne soucieuse du détail? Si ce n’est pas le cas, essayez de réaffecter la tâche. Si cela n’est pas possible, fournissez un soutien afin qu’ils ne soient pas frustrés, embarrassés ou perdent leur motivation. Pensez à en ajouter d’autres avec des compétences complémentaires. Il est important de comprendre les compétences, l’expertise, les particularités, les préférences personnelles et les lacunes de votre équipe. Nous sommes tous des individus avec des atouts uniques; comprendre ce qu’ils sont et les utiliser à l’avantage du projet.
Créer un environnement accueillant1
Si les choses au bureau sont tendues, impersonnelles, froides ou hostiles, les employés ne seront pas aussi motivés qu’ils le seraient s’ils entrent dans un bureau accueillant qui favorise la collaboration et la positivité. Nous contribuons tous à l’environnement de bureau, et un bon leader peut aider à mettre en place une culture positive où les gens se sentent plus heureux et sont plus susceptibles de prospérer. Lorsque vous entrez, souriez et dites bonjour, et gardez les yeux ouverts pour les moments où vous pouvez reconnaître un travail bien fait. Tout le monde apprécie la reconnaissance! Soyez toujours conscient de votre attitude. Pour le bien de l’équipe du projet et pour la motivation de chacun, mettez-vous sur un visage heureux et présentez-vous de manière positive (même si vous n’en avez pas envie ce jour-là). N’oubliez pas que la positivité engendre la positivité. Une atmosphère amicale et décontractée où les gens se sentent à l’aise favorise la satisfaction au travail et peut naturellement aider à garder les membres de l’équipe à leur meilleur. Encouragez la communication en personne, plutôt que par chat ou par e-mail. Amenez les gens à se promener et à se parler. Pour les équipes virtuelles, décrochez le téléphone ou utilisez la vidéoconférence comme Skype! Lorsque les gens travaillent à distance, cela peut faire beaucoup pour leur faire sentir qu’ils font partie de l’équipe. Bien que certains puissent percevoir cela comme moins efficace, le regain de moral associé aux interactions personnelles en vaut la peine.

Favoriser un environnement d’amélioration personnelle et professionnelle
Sans croissance, le travail d’un individu peut devenir vicié et ennuyeux, ce qui peut dissiper la motivation professionnelle. Si vous voyez une opportunité éducative telle qu’un séminaire ou un webinaire qui conviendrait parfaitement à un membre de l’équipe de projet, faites-le-lui savoir. Offrir du mentorat à l’équipe de projet et les faire travailler avec d’autres membres de l’équipe qui peuvent les aider à grandir. Dirigez-les vers des livres d’affaires ou de leadership pertinents que vous pourriez avoir lus ou des présentations auxquelles vous pourriez avoir assisté. Établir un environnement éducatif en développant des stratégies de projet qui nécessitent une coopération entre les membres de l’équipe afin qu’ils soient obligés de travailler ensemble pour atteindre cet objectif. Non seulement il offre la possibilité de nouer des relations, mais il offre également la possibilité d’apprendre. Ces deux aspects sont des aspects importants de la satisfaction au travail et de la motivation. Le succès du projet est influencé positivement par les efforts de collaboration et un environnement qui encourage la croissance.

Célébrez les succès
C’est un gros! Avez-vous déjà travaillé dur sur quelque chose, vous êtes fier de ce que vous avez fait, pensez-vous que cela s’est plutôt bien passé, mais personne ne donne de commentaires? C’est une sensation assez dégonflante. D’un autre côté, être apprécié pour son bon travail est motivant. C’est pourquoi, en tant que PM, vous devez être conscient et célébrer les succès, et pas seulement à la fin du projet, mais tout au long du chemin. Surtout quand un projet peut être un engagement à long terme, il est important de célébrer des étapes plus petites.

Souvent, nous prenons l’habitude de penser que l’appréciation n’est pertinente que dans des événements extrêmes ou inhabituels. Il existe en fait une multitude d’actions reconnaissables. Lorsqu’un membre de l’équipe de projet a le courage d’exprimer un point de vue différent pour aider l’équipe à travailler sur quelque chose, cela mérite d’être reconnu; lorsque vous voyez ou entendez parler d’un membre de l’équipe qui a réussi à résoudre un problème de service client difficile, cela doit être reconnu; si une personne intervient et travaille des heures supplémentaires pour terminer un lot de travaux important ou trouve un moyen de simplifier un processus pour accélérer les choses, cela fait une différence et doit être reconnu. Reconnaissez, “Hé, nous avons rencontré ça!” Soyez enthousiasmé par les réalisations et aidez l’équipe à anticiper la prochaine réalisation. Les employés apprécient les petits gestes, et le «merci» ou le «bon travail» réguliers peuvent grandement aider l’équipe de projet à se sentir valorisée, ce qui peut les inciter à travailler plus dur et à rester engagés.

Utiliser le renforcement positif
Le renforcement positif est la pratique consistant à récompenser le comportement souhaitable des employés afin de renforcer ce comportement. Lorsque vous félicitez un membre de votre équipe pour avoir fait du bon travail, vous augmentez la probabilité qu’il fasse bien à nouveau ce travail. Le renforcement positif façonne à la fois le comportement et améliore l’image de soi d’un employé. Entre autres, le renforcement positif définit et communique les comportements attendus et renforce le lien entre la haute performance et les récompenses. Dans la mesure du possible, des processus formels pourraient être développés autour du comportement pour favoriser la répétition. Cela peut renforcer le comportement d’un employé immédiatement après avoir appris une nouvelle technique et favoriser un apprentissage rapide et approfondi qui motive l’équipe à travailler dur. Le manque de renforcement peut conduire à l’insatisfaction au travail, alors faites attention et reconnaissez les bons comportements!

Savoir ce qui motive une équipe de projet est vital, non seulement parce que cela inspirera votre équipe, mais aussi parce que les mauvais comportements peuvent tuer la motivation. Voici quelques conseils utiles. Ne vous concentrez pas uniquement sur le travail lorsque vous parlez avec les membres de votre équipe; ne jouez pas aux favoris et concentrez votre attention uniquement sur ces personnes; n’ignorez pas les petites victoires; ne surchargez pas les membres de l’équipe avec des quantités écrasantes de travail ou ne fixez pas de délais irréalistes; ne rejetez pas les idées dès le départ; ne tenez pas de réunions inutiles; et suivez quand vous dites que vous allez faire quelque chose. Plus vous en savez sur ce qui motive les membres de l’équipe et plus vous vous intéressez à leur bonheur et à leur succès, plus ils seront passionnés par leur travail et leurs contributions. N’oubliez pas que vous êtes tous de vraies personnes qui font partie de la même équipe et qui travaillent vers le même objectif. Communiquer régulièrement avec les membres de l’équipe et fournir des commentaires sur l’état du projet et leur performance favorise l’appropriation et la motivation du projet. L’honnêteté, l’intégrité, une communication constante et d’autres compétences générales interpersonnelles sont la clé d’une équipe heureuse, appréciée et hautement fonctionnelle.

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