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la logique Habit-Hood des processus

la logique Habit-Hood des processus

L’énigme à laquelle les chefs de projet sont confrontés depuis des temps immémoriaux est de savoir comment combler l’écart de planification et d’exécution concernant le processus de projet.

Divers cadres comme ITIL, COBIT, PMP définissent ce qu’est un processus et quels processus peuvent être mis en œuvre à travers les différentes étapes d’un projet, mais aucun cadre ne définit comment mettre en œuvre ces processus ou aide à répondre à une question pratique plus urgente sur la façon d’influencer et orienter l’équipe pour qu’elle adhère à ces processus. Souvent, ce tact est laissé à la discrétion du chef de projet.

Dans mon expérience agréable (jeu de mots voulu!) En tant que chef de projet dans divers projets, je me suis rendu compte que je suis le plus souvent absorbé par l’équipe pour qu’elle adhère aux processus. Un développeur souhaite parfois développer le code sans consulter les conseils des architectes et des équipes de test ou souhaite explorer et tester un nouveau code sans que les itérations soient enregistrées ou documentées. De même, l’équipe de test aime travailler dans des silos totalement apathiques à la valeur commerciale du code ou de la solution dans les tests. La plupart des membres de l’équipe ne sont pas toujours en mesure d’adhérer aux meilleures pratiques de développement, de test et de révision. Les architectes, chefs d’équipe et PM se retrouvent souvent à ramasser les morceaux de ce chaos pour assembler le produit / la solution sans faille que le client attend. Attention, à ce stade, il existe déjà des processus clairement définis et des meilleures pratiques à suivre par les membres de l’équipe.

Cela ne m’a fait penser que s’il y avait une meilleure façon d’ancrer ces processus dans les membres de l’équipe comme…. Comme Habitudes! J’ai commencé à énumérer dans mon esprit, POURQUOI une telle manipulation du caractère humain peut être bénéfique. Je pourrais trouver la liste ci-dessous:

Le projet qui suit un processus comme les habitudes nécessitera moins d’efforts de surveillance. Les processus génériques définis lors de la phase de lancement et de planification du projet avec l’équipe formulent généralement le guide de la marche à suivre pour divers scénarios d’exécution et ces processus imbibés d’habitudes peuvent aider l’équipe de projet à devenir moins dépendante de la personne (consultant en processus, chef de projet) et plus encore dépend du processus.
Dans un projet relativement plus grand ou de longue durée, il peut être difficile de garder une trace si l’équipe met en œuvre les discussions techniques, les séances de remue-méninges et de révision nécessaires pour examiner tout changement significatif avec toutes les parties prenantes du projet. Il s’agit d’une étape très importante mais qui prend du temps et qui peut parfois être ignorée par les membres de l’équipe. Les processus forgés comme des habitudes peuvent aider à fournir des espaces réservés pour de telles activités.
Avec de tels avantages à l’esprit, j’ai ensuite dû trouver COMMENT influencer le statu quo et construire les habitudes souhaitées. Je me suis rappelé mes expériences avec divers membres de l’équipe à travers les équipes et organisé mes pensées en 4 étapes généralisées qui peuvent aider les chefs de projet à influencer l’équipe pour mieux adopter les processus. Les étapes ci-dessous m’ont aidé à mieux gérer mes projets –

# 1 Identifier et exploiter les caractéristiques des habitudes personnelles des membres de l’équipe
Il peut parfois être difficile pour les PM de s’occuper de chaque réunion d’équipe interne ou d’examen des discussions, et par conséquent, ils délèguent les responsabilités et la propriété. Un style de délégation plus avantageux peut être de tirer parti des traits d’habitude personnels existants tout en identifiant les propriétaires de processus.

Les membres de l’équipe technophiles peuvent être les mieux placés pour mener, animer des sessions de forum technique et les processus associés. Un membre de l’équipe exigeant peut partager la charge de travail pour les évaluations par les pairs. Cela inculquera un sentiment de responsabilité et d’autorité au sein des membres de l’équipe. Tout en tirant parti de ces traits d’habitude des membres de l’équipe, validez de près la qualité du travail généré par les propriétaires de processus, guidez et encadrez les propriétaires de processus pour de meilleurs résultats, car ces roues dentées une fois mises en mouvement peuvent produire un impact bénéfique durable à long et à long terme. projets de durée.

# 2 Changer les habitudes existantes en utilisant la boucle d’habitude
Charles Duhigg dans son livre, Power of Habit élucide le concept simple de la boucle Habit.

Une boucle neurologique simple au cœur de chaque habitude, une boucle qui se compose de trois parties: un signal, une routine et une récompense.
commodité en conservant le même signal et la même récompense. Par exemple, les présentations / démonstrations des clients peuvent augmenter l’anxiété chez les membres de l’équipe par ailleurs confiants et bien informés. Le signal dans un tel cas est la rencontre avec le client, la routine est l’inquiétude involontaire et la récompense (résultat) est bâclée présentation / réunions. Dans un tel cas, les membres de l’équipe peuvent être entraînés à changer consciemment la routine tout en conservant autant que possible le même signal et la même récompense, par exemple, préparer des notes prêtes de points de discussion et préparer la démonstration avec des pairs. De même, la ponctualité au sein des membres de l’équipe peut être un défi. Le rappel ou l’heure de début d’une réunion peut être un signal pour les membres de l’équipe de suivre la routine de préparation de dernière minute pour la réunion suivie d’un retard pour arriver à l’heure pour la réunion conduisant à récompenser (résultat) des réunions retardées, traînées et non organisées. Dans un tel cas, la routine peut être soigneusement cajolée pour être modifiée. Je connais un collègue Project Manager qui, après avoir été frustré de faire face à des réunions quotidiennes retardées, a introduit le concept de thé et de collations sponsorisés par quiconque tarde à se réunir au-delà de 2 minutes sans être informé. Le concept intéressant avait des avantages de thé et de collations sponsorisés pour que tout le monde soit d’accord, mais le risque de s’engager également dans la discipline. Bien que cette routine et cette habitude aient mis du temps à être acceptées religieusement, elles ont de loin été la meilleure routine informelle développée sur mon lieu de travail pour inculquer la discipline et sont célébrées également avec ferveur par le chef de projet et les membres de l’équipe.

# 3 Créez de nouveaux indices
Maintenant que nous connaissons la boucle Habit et comment elle peut être modifiée, il semble que ce soit une idée viable de générer ses propres signaux pour les membres de l’équipe. Le signal devrait être tel qu’il guide involontairement le cerveau pour qu’il adopte une habitude particulière. Cependant, il faudrait du temps et de la discipline pour que le signal soit enregistré comme instigateur d’habitudes.

J’ai modelé les meilleures pratiques et processus existants en un processus simple en 10 étapes avec tous les membres de l’équipe pour évaluer, développer et déployer toute nouvelle exigence relative à un projet particulier. J’ai commencé à appeler le processus de 10 étapes pour s’inscrire dans l’esprit des membres de l’équipe et quelques semaines, il est resté. Après cela, tout le monde dans l’équipe savait suivre le processus en 10 étapes avant d’appeler une tâche terminée. De même, le cadre agile guide pour avoir une réunion quotidienne de 15 minutes et un agenda limité à répondre à 3 questions simples de chaque membre de l’équipe: Qu’est-ce que j’ai fait hier? Que dois-je faire aujourd’hui? et quelles sont les dépendances / barrages routiers?. Avec un peu de discipline, le modèle à 3 questions peut être un signal important pour les réunions d’équipe agiles pour planifier leur travail quotidien.

# 4 Reconnaître et récompenser de nouvelles habitudes
La reconnaissance inspire certainement l’enthousiasme, une productivité élevée et renforce le lien d’équipe. La plupart des PM reconnaissent le bon travail diligent accompli par les membres de l’équipe et les équipes dans leur ensemble, mais il peut être encore plus avantageux pour les PM de reconnaître et de récompenser de nouvelles habitudes, de petits jalons et des réalisations personnelles.

En évaluant psychologiquement, nous avons identifié des traits d’habitude personnels, créé et réparé des boucles d’habitudes existantes chez les membres de l’équipe et s’ils se manifestent et que vous appréciez et récompensez encore cet effort, cela créerait une piste pour que les habitudes montent en flèche et guident l’éthique du travail.

La reconnaissance et l’appréciation d’un membre de l’équipe peuvent établir une nouvelle norme d’excellence pour les autres. Des notes d’appréciation personnalisées pour une action ou un comportement exacts ou pour surmonter une habitude de travail personnelle peuvent également guider les membres de l’équipe vers la réussite future, car ils comprendraient mieux leurs propres qualités et lacunes.

D’après mon expérience, j’ai trouvé ces processus à capuchon d’habitude simples plus faciles à prêcher et à suivre. De tels petits changements de comportement peuvent sembler mineurs et longs à combler le fossé d’exécution de la planification, mais de petits changements peuvent s’additionner pour guider des changements positifs percutants qui peuvent récolter des avantages à long terme sur le lieu de travail.

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