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Tenez compte de l’environnement du projet

Tenez compte de l’environnement du projet

Les cadres supérieurs, les chefs de projet et les personnes de tous les horizons sont en première ligne pour créer un environnement habitable.

Faites attention à la santé des facteurs physiques, sociaux et de gouvernance dans et autour de vos projets. Ensemble, ces facteurs se combinent pour former un environnement qui influence considérablement la capacité à maintenir des performances optimales.

Cet article fait suite à l’article, Matérialité – Facteurs environnementaux, sociaux et gouvernementaux https://www.projecttimes.com/articles/materiality-environmental-social-and-government-factors.html en mettant l’accent sur la façon d’apporter l’ESG sensibilisation aux questions tactiques et pratiques qui sont à jour et exploitables. Tout en rappelant que l’environnement, le social et la gouvernance sont intimement liés dans un système complexe, nous aborderons ici l’environnement physique et laisserons la question du social et de la gouvernance aux prochains articles de cette série.

Contexte: ESG et gestion de portefeuille de projets
Les projets sont les actions qui produisent des résultats sous la forme de produits, de services et de processus améliorés. Chaque projet est un investissement et chaque projet de fonds d’investissement. Bien qu’un projet donné soit fini, il existe un flux continu de plusieurs projets.

L’environnement, le social et la gouvernance (ESG) apparaissent dans le domaine de l’analyse financière des entreprises comme des facteurs sérieux dans les décisions stratégiques sur les fonds à financer. Cependant, la sensibilisation ESG ne se limite pas au niveau stratégique.

L’environnement est une préoccupation pratique pour les projets individuels et pour les portefeuilles de projets multiples. L’environnement de travail, comme l’environnement plus large, comporte des composantes physiques, sociales et de gouvernance. Sur le plan physique, il y a la qualité de l’air, la température, l’éclairage, la commodité, l’esthétique, la propreté, la commodité, le son, le mobilier et l’équipement, etc.

La composante sociale porte sur les relations interpersonnelles, les attentes, le bonheur, l’épanouissement personnel et les émotions. La gouvernance a un impact sur les niveaux physique et social.

Tenir compte des impacts à court et à long terme
Il est judicieux sur le plan commercial de prendre en compte les impacts immédiats et à long terme lors de la décision de lancer un projet et lors des nombreuses décisions de planification et d’exécution du projet.

Au sein des organisations, la mesure ultime de la réussite d’un projet est de savoir si les gens utiliseront le nouveau produit, service ou système pour être plus efficaces. Est-ce que quelqu’un «achètera» le produit?
La réussite d’un projet nécessite un processus efficace et un processus efficace nécessite une base environnementale, sociale et de gouvernance solide.

En examinant plusieurs projets, les cadres et les gestionnaires intelligents réfléchissent à la manière dont le travail actuel sera une plate-forme pour les efforts futurs. L’organisation tirera-t-elle de précieuses leçons et sera-t-elle transposée dans l’amélioration des performances? Le personnel apprendra-t-il et sera-t-il prêt pour le prochain projet? Les investissements dans les outils et les installations seront-ils partagés entre plusieurs projets? La gouvernance sera-t-elle affinée pour maximiser l’efficacité? Les relations seront-elles saines? L’environnement soutiendra-t-il et maintiendra-t-il des niveaux d’efficacité élevés?

L’environnement physique
Dans la suite de cet article, nous nous concentrerons sur l’environnement physique.

Lors de la planification du projet, déterminez où l’équipe sera située et comment son emplacement affectera son travail. Que ce soit dans les bureaux, les entrepôts, les usines ou à la maison, les conditions physiques comptent.

Les gens pourront-ils se concentrer sur des tâches individuelles sans interruption, bruit excessif et autres distractions? Pourront-ils collaborer efficacement? Les outils, les procédures, le mobilier et le support technique sont-ils adéquats? L’environnement de travail est-il confortable et facilement accessible? Soutient-il une vie et un travail sains?

Bien qu’il soit possible de surmonter de mauvaises conditions physiques, il est préférable de bien planifier pour soulager l’équipe de la nécessité de le faire. Combien cela coûtera-t-il de fournir un environnement de travail confortable? Combien cela coûtera-t-il? Quel est le retour sur investissement en termes de productivité, d’efficacité et de moral? Comment le coût est-il amorti sur plusieurs projets à l’avenir?

Exemples
À l’époque où j’étais directeur d’une société de conseil en technologie, j’ai géré un projet logiciel pour convertir des centaines de programmes d’une langue et d’une plateforme à une autre. Il y avait une équipe de dix consultants travaillant dans une salle de conférence. Nous avions une grande et jolie table mais pas de bureau. Les chaises et l’éclairage étaient destinés à des réunions d’une heure, par opposition à une journée de travail sur un ordinateur. Des quartiers étroits, qui, aujourd’hui, violeraient considérablement les directives en matière de distanciation sociale, rendaient toute sorte d’intimité ou d’espace personnel impossible.

Nous avons bien fait, principalement parce que des consultants chevronnés et bien payés étaient «maltraités» dans les environnements des clients. L’équipe était productive et efficace. Cependant, nous aurions pu être bien plus si nous avions des bureaux et le sentiment que le client se souciait de notre bien-être.

Dans une autre organisation, aussi récente que l’année dernière, le personnel interne a été contraint de travailler sous une chaleur étouffante en été comme en hiver, car la climatisation était insuffisante, le chauffage était incontrôlé et les fenêtres ne pouvaient pas être ouvertes sans geler les personnes assises à proximité. L’espace physique à l’intérieur des cellules était minime. L’espace de conférence était limité et mal conçu. Les travailleurs ont consacré du temps et des efforts inutiles à se mettre à l’aise, à prendre des pauses, à planifier des réunions et à se plaindre des conditions. L’impact sur la productivité et l’efficacité n’a pas été mesuré.

Sur une note positive, dans un autre projet, six experts, rédacteurs et rédacteurs en la matière ont collaboré virtuellement à l’élaboration d’une méthodologie de gestion de projet. Chaque membre de l’équipe travaillait depuis son domicile ou depuis son petit bureau individuel. Nous avions prévu de minimiser les interruptions des efforts individuels, de réduire le bruit ambiant et de minimiser les autres distractions qui auraient un impact sur nos réunions d’équipe et nos séances de travail.

Nous nous sommes assurés que chaque membre de l’équipe disposait de l’équipement, de la connectivité, du soutien et de la formation dont il avait besoin. Parce que nous étions physiquement séparés, notre sentiment d’intimité, de propreté, de confort et d’ambiance n’était pas un problème. Si nous avions partagé le même espace physique, ces problèmes auraient dû être résolus, comme c’est le cas dans de nombreuses organisations bien gérées dont le leadership reconnaît le lien entre l’environnement physique et les relations sociales et la capacité de travailler et de fonctionner de manière optimale.

Au-delà du physique
Souvent, lorsque nous pensons à l’environnement, nous pensons au physique. L’environnement physique est un aspect important pour que le travail soit effectué efficacement. Cependant, ce n’est qu’un tiers de l’équation ESG, et le moins complexe. Le système créé par l’interaction entre physique, social et gouvernance doit être conçu pour soutenir une performance optimale.

Dans le prochain article de cette série sur l’importance (matérialité, en termes de communauté d’investissement) des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance, nous aborderons les questions sociales et de gouvernance et comment elles influencent la réussite des projets.

En attendant, jetez un coup d’œil pour voir si certains ajustements à l’environnement physique peuvent vous rendre plus efficaces, vous et votre équipe.

 

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